Как провести ретроспективу с помощью Trello: выводы из первого опыта виртуальной фасилитации

Провёл первую в жизни виртуальную фасилитацию.  Самому понравилось. Продолжу исследование возможностей Trello для фасилитатора и вас прошу делиться советами по виртуальной фасилитации.

В этом посте итоги использования Trello и небольшой обзор функционала.

Если решите заглянуть в сервис до прочтений поста, то сделайте переход в Trello по этой рекомендательной ссылке. Вам регистрация и так будет бесплатна, а я получу приятный бонус — о нем в конце поста. 🙂

Команда фестиваля семейного образования «Я живу — я учусь» собралась для проведения ретроспективы (что такое ретроспектива — смотрим книга издательства Дмитрия Лазарева на «Озоне»). Хотели оглянуться, чтобы извлечь из опыта организации и проведения первого фестиваля  пользу для будущих мероприятий.

Посмотреть на фестиваль глазами фотографа можно на сайте проекта.

Минутный ролик.

Попытка собраться в оффлайне провалилась. Состыковать календари 5 организаторов и мам — тяжёлая задача. Предложил перенести встречу в Сеть. А тут как раз коллега показал Trello в контексте управления командой. Возникла шальная мысль провести эксперимент. Заказчики поддержали эту рискованную затею.

Инструменты для работы:

  1. сервис для визуализации Trello (быстрый тур на английском)
  2. Скайп для голосового чата
  3. фасилитатор — я.

Ниже описал шаги работы и выводы с точки зрения ведущего процесса.

  1. Сбор команды.

2016-07-06_11-23-58

В сервисе весьма удобно набрать команду — нужно указать адреса электронной почты участников. Ссылка в автоматическом письме приведет сразу на доску, можно начинать работу.

Второй вариант: можно указать ссылку и каждый увидит открытую доску. В сервисе три варианта представления: закрытая личная доска, командная — видна участникам и публичная — видна всем.

Покажу на примере открытой доски для учета читаемых книг. Вот ссылка для присоединения к доске.

2016-07-06_11-25-19

Третий вариант: открыть доску для всех. Также на примере — можете посмотреть и подписаться на обновления о книгах.

2. Подготовка и погружение в процесс.

Сервис интуитивно понятен и прост. Вводная доска объясняет базовый принципы, всё остальное осваивается  процессе.

Для задач ретроспективы нам хватило ликбеза за 10 минут: кратко о роли фасилитатора, прошли по ссылке в Trello, показал участникам принципы заполнения списков, в скайпе объяснил саму структуру процесса. Шли последовательностью «получилось хорошо\можно улучшить — решения в будущее» по основным процессам работы команды фестиваля.

Как это выглядело в Trello:

2016-07-05_22-37-32

Договорились с командой и выделили три блока: подготовка, проведение фестиваля и работа после. Внутри каждого этапа выделили значимые фокусы внимания — это сделали сами организаторы фестиваля. Моя задача как фасилитатора — зафиксировать и задавать вопрос «Что еще важно рассмотреть?» в паузы.

Команда заполняла карточки по направлениям в списке «Хорошо» — я дублировал карточку в список «Улучшить». Очередность сохраняли почти без изменений.

Выводы из подготовительного этапа:

  • сервис позволяет быстро стартовать;
  • объяснение о роли фасилитатора — обязательная часть;
  • введение правил коммуникации и их контроль — обязательно как и при очной фасилитации;
  • для организационных вопросов — отдельный список;
  • четко проговаривать инструкцию для первого этапа (об этом в следующем этапе).

3. Работа по блокам.

Вся фасилитация заняла три встречи с перерывом между встречами по 2-3 дня. Первая встреча касалась подготовки фестиваля и заняла  почти 2 часа. Делали один перерыв на 15 минут для чая-кофе. Больше часа работать в таком формате тяжело.

Выводы: некоторое время впустую потратили на заполнение карточек в режиме встречи. Позже перенесли заполнение в самостоятельную работу между встречами. Так появились домашние задания. На живых встречах по скайпу обсуждали карточки и при необходимости дополняли, отвечали на вопросы.

 

В оффлайн фасилитациях роль фасилитатора тяжело удерживать, если ты эксперт в вопросе. В данной работе я был участником фестиваля. Риск увлечься содержанием в ущерб структуре также был высок. По самоощущению удалось удерживаться в роли.

Выводы из работы:

  • нужно наблюдать за вовлеченностью участников — просить высказать «молчунов»;
  • некоторые дебаты не нужно прерывать — сделай паузу и возможно люди сами решат вопрос;
  • при затягивании обсуждения — паркуй вопрос в специальный список «Парковка». Со временем участники сами начинают это делать, не дожидаясь помощи фасилитатора.
  • при принятии решений сразу — указывай сроки и ответственного. В остальных случаях — оставляем сроки\ответственных до блока «Решения». В сервисе можно указать ответственного и сроки.

2016-07-06_05-05-09

  • в список «Улучшить» некоторые участники вместо описания проблемы писали сразу решения и рекомендации по устранению — для понимания исходной посылки приходилось вытаскивать суть «граблей», это отнимало время. Инструкцию по заполнению лучше рассказывать несколько раз и с примерами. контролировать первые этапы пристальней — это сэкономит время дальше.

Вторая и третья встреча проходили на порядок динамичней. Сами участники уже понимали суть шагов и бодро продвигались по спискам. Мне оставалось отслеживать активность и эпизодически возвращать к теме встречи.

4. Ретро про ретро

Логичный блок для первого опыта. Два простых вопроса участникам: «Что было круто в нашей работе?» и «Что улучшить?».

2016-06-28_11-03-48

Итоги ретро про ретро:

Хорошо: 

  • Очень круто, что можно структурировано и содержательно в рамках заданной темы провести обсуждение. Не блаблабла))
  • Максимально полезно, возможность взглянуть на свою работу с другой стороны.
  • Мне понравилось, что все было последовательно, что отдельно обсуждали все моменты подготовки, затем проговорили улучшения, и вывели решения. То же самое по проведению Феста. Благодаря этому ничего не затерялось. И еще очень хорошо было то, что были перерывы между сессиями, и можно было обдумать сказанное, какие-то новые идеи в голову приходили. В общем, такой подход позволяет систематизировать работу, чего, на мой взгляд, нам не хватало при организации Феста. По крайней мере мне в моей работе)) Надеюсь, принятые решения позволят очень детально проработать следующую подготовку и проведение, без стрессов, цейтнотов и паники. И с наилучшим результатом. Так что, спасибо, Максим!
  • Мне очень понравилось! Уже через несколько месяцев мы бы и половины не вспомнили

Улучшить:

  • Меньше отвлекаться на смежные темы.
  • Не уходить в сторону, да) а все остальное было супер!
  • и меньше повторять написанное)

Общий итог: сервис Trello позволяет проводить распределенную ретроспективу для сплоченных команд. Дебютный переход из офлайн фасилитации в виртуальную можно считать успешным. Продолжу изучать сервис под различные задачи и вам рекомендую. Дмитрий Литвак с моей подачи шикарно визуализировал свою TIME систему . тронулся! =)

Крутые возможности, которые не использовали при проведении ретроспективы

  • Чек-лист: позволяет пройтись по шагам процесса, не упустив важного. Можно применять для будущих проектов, например для сбора оборудования. Или составить задачи при работе с книгой.

2016-07-06_05-20-01

  • Улучшение Elegantt встроит диаграмму Гантта в виде приложения Хром и упростит представление проекта

2016-07-06_05-18-19

  • Вложения фотографий процесса сразу с планшета\телефона позволяет вести фотопротокол меророприятий. Например, вот так выглядит доска-конспект внутренней конференции в Контуре.

2016-07-06_05-27-32

 

И да, про бонус.

Сервис даёт основной функционал бесплатно. За плату — дополнительные расширенные возможности. За приглашение людей в сервис- статус Trello Gold. Он позволяет загружать вложения больше 10 мегабайт (до 250), выбирать из бОльшего набора фонов для доски, сохранять поисковые запросы.

Приглашения делаются через именную ссылку — моя вот: trello.com/emercomer/recommend 🙂

2016-07-06_05-25-05

Понравилась статья? Ею можно поделиться.

Хотите получать записки в почту — с недавних пор есть подписка на рассылку.

 

Метки: Метки